DMP è un sistema pensato per automatizzare e
semplificare la gestione dei documenti aziendali. La
soluzione consente di velocizzare ed ottimizzare
tutti i processi legati al workflow di gestione
delle pratiche presenti in Azienda.
Ottimizza il reperimento dei documenti e
consente di organizzarli in maniera flessibile e
dinamica, in un unico archivio logico
consultabile.
DMP è un sistema multiutente/multiruolo in grado
di gestire esigenze aziendali anche molto complesse
Funzioni
Pubblicazione
dei documenti
L'Utente
ha la possibilità di inserire documenti digitali
attraverso interfacce semplici ed immediate. E'
anche possibile, attraverso un apposito Web Service,
consentire ad applicazioni terze di pubblicare
velocemente i documenti direttamente nell'archivio
unico. Un documento archiviato può essere
opportunamente protocollato per consentire un facile
reperimento in caso di necessità.
Acquisizione
del cartaceo
Nel caso
di documenti cartacei già presenti in Azienda è
possibile usufruire delle funzioni di acquisizione
ottica, in grado di trasformare un documento reale
in uno digitale, grazie ad uno scanner collegato
alla postazione dell'Utente.
Profilazione
utenti
Ogni
Utente viene configurato con un profilo che ne
determina: i diritti di consultazione e di
approvazione, i gruppi di documenti su cui può
lavorare e le opzioni di notifica in caso di
variazioni.
Revisioni
e Ciclo di approvazione
Un
documento, in uno dei diversi stati configurabili,
può essere inserito in un Ciclo di approvazione.
Gli utilizzatori, a seconda del proprio profilo
utente, hanno la possibilità di leggere ed
eventualmente modificare i documenti, prima di
approvarne o rifiutarne la pubblicazione effettiva.
Eventuali modifiche vengono tracciate ed
automaticamente gestite, in modo da avere a
disposizione ogni release del documento, in ogni
stadio superato. Una volta approvato, un documento
viene reso "pubblico" agli Utenti a cui è
destinato. Il numero e la tipologia di approvazioni
che deve superare per la pubblicazione effettiva,
dipende dal tipo del documento stesso.
Esplorazione
archivi e ricerca
Per
trovare un documento è possibile
"navigare" fra le cartelle e sottocartelle
del sistema di archiviazione automatica, oppure
cercare per titolo o testo contenuto nel documento
stesso, oppure ancora cercare utilizzando ricerche
articolate e complesse. Individuato l'oggetto della
ricerca, è possibile scaricarlo sul proprio sistema
o visionarlo direttamente online all'interno del
proprio browser Internet.
Notifiche
personalizzate
E'
possibile configurare notifiche personalizzate
riguardo la disponibilità di nuovi documenti o
versioni di documenti. Le notifiche disponibili
senza estensioni sono via Web o via e-mail.
Generazione
di PDF
Il
sistema consente, in fase di approvazione di un
documento, la sua conversione e pubblicazione
automatica in PDF, in modo da avere la certezza che
nessuno possa effettuare ulteriori modifiche.
Import
dati
Un'altra
funzione consente di interfacciare DMP con dei
sistemi di database aziendali per il recupero di
informazioni e la generazione automatica di
documenti pubblicati.
Funzioni
di sicurezza
Oltre
alle funzioni di sicurezza standard tipiche di un
file system e di un gestore di documenti, DMP
consente di tenere traccia di ogni attività
eseguita da ogni utente, in modo che
l'amministratore in caso di necessità possa
risalire a qualsiasi dato all'interno del
Sistema.
Virtual
File System
La
gestione completamente svincolata dello storage,
consente a DMP di creare una sorta di Virtual File
System, un archivio logico unificato, in cui possono
lavorare e coesistere i più disparati dispositivi
di memorizzazione.
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Benefici
•
Gestione ordinata ed organizzata dei
documenti
•
Ottimizzazione del workflow di approvazione
•
Tempi molto ridotti per reperire documenti,
organizzarli e consultarli
•
Motore di ricerca full text per ritrovare
velocemente l'informazione cercata
•
Documenti sempre aggiornati all'ultima
versione disponibile
•
Economia di gestione.
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