Entro il 1° gennaio 2004, circa 20 mila Amministrazioni Pubbliche dovranno essere dotate di un sistema per la gestione del Protocollo Informatico. Lo stabilisce il DPR 445 del 28/10/2000. L’intento del legislatore è quello d’accompagnare gli uffici pubblici nel passaggio dai documenti cartacei a quelli informatici. Lo scenario previsto è quello di ridurre, se non eliminare, la circolazione della carta negli uffici.
I vantaggi della gestione elettronica dei documenti sono molti: l’azzeramento dei tempi di trasmissione, la tracciabilità completa del documento, l’eliminazione dei rischi di smarrimento, l’aumento dell’efficienza, la riservatezza e la trasparenza.
Il protocollo è il momento d’ingresso o d’uscita di un documento dalla Pubblica Amministrazione e diviene il punto privilegiato per il monitoraggio dell’azione amministrativa.
Le disposizioni relative alla semplificazione ed alla riduzione della burocrazia, tese a migliorare il rapporto tra cittadino e istituzioni, nonché le esigenze di trasparenza e di comunicazione con l’utenza, hanno imposto alla Pubblica Amministrazione di dotarsi di strumenti al passo con i tempi.
L'AZIENDA
E nel rinnovato contesto normativo che avviene l’incontro tra Uniteam e la ASL di Novara.
L’ASL di Novara è la seconda azienda sanitaria regionale del Piemonte.
Si rivolge a 323 mila utenti, realizza flussi finanziari per un ammontare di 524 milioni di euro. Conta su 2 mila dipendenti e ha una rete di 450 medici convenzionati.
Nella piattaforma di Uniteam l’Asl di Novara ha individuato la risposta più avanzata per la gestione dei flussi documentali.
La struttura sanitaria piemontese aveva l’esigenza da una parte di adeguarsi alla legge, dall’altra di disporre di un sistema studiato sulle proprie richieste specifiche. Uniteam, sulla base di una precedente esperienza maturata nella realizzazione di una propria gestione del protocollo, è stata in grado di sviluppare una nuova applicazione in ambiente web rispondente alle effettive esigenze dell’Asl e alla normativa.
“Fin dall’inizio si sono gettate le basi di una proficua collaborazione. Il personale Uniteam è stato in grado di recepire le nostre esigenze, e su questa base di realizzare un applicativo che ci consentisse di lavorare al meglio” così ha dichiarato il dott. Gian Pietro Savoini, Responsabile dell’Ufficio Protocollo e del Servizio Affari Generali dell’Asl di Novara.
LA SFIDA: IMPLEMENTAZIONE
L’implementazione ha coinvolto tre persone di Uniteam, due programmatori e un rappresentante legale e ha impiegato sei mesi di lavoro, dal maggio 2001 a fine anno.
Gli utenti di Spica, la soluzione che ha consentito la gestione del protocollo informatizzato, sono tre operatori addetti all’ufficio del protocollo i quali, pur non avendo un background informatico particolarmente avanzato, non hanno avuto problemi nell’uso del software. L’interfaccia di Spica è, infatti, particolarmente semplice ed intuitiva, “addirittura erano state previste giornate di training che poi non sono state più necessarie” ha aggiunto Savoini.
Infine, al modulo base contenente le caratteristiche minime previste dalla legge, sono stati aggiunti il modulo per la stampa d’etichette autoadesive da apporre sul documento protocollato, eliminando quindi la trascrizione manuale, e il modulo per la gestione provvedimenti.
BENEFICI
“Il timore iniziale era che l’introduzione di un nuovo sistema che sostituiva il modo precedente di lavorare causasse un rallentamento delle operazioni di protocollatura. Invece abbiamo constatato che il passaggio all’informatizzazione ha permesso non solo l’ottimizzazione delle procedure ma ha realizzato l’obiettivo che si è prefissato il Legislatore con l’istituzione del protocollo elettronico. L’obiettivo è quello di immediata rintracciabilità della documentazione pervenuta ad una Pubblica Amministrazione; è noto come uno dei principali punti critici del rapporto cittadino/ Pubblica Amministrazione sia quello della difficoltà di rintracciare –tra i vari Uffici – una pratica giacente. Con il protocollo elettronico questo problema è risolto; in quanto la pratica è monitorata dall’ inizio alla fine del suo iter ” ha continuato Savoini .
L’assistenza continua del personale Uniteam, unito alla disponibilità e allo studio accurato della normativa hanno reso il lavoro lineare e proficuo.
Il protocollo informatizzato porta all’amministrazione dell’Asl di Novara vantaggi in termini di semplicità, completezza, sicurezza, velocità, modularità.
“Un altro aspetto positivo è che la soluzione di Uniteam è aperta ad accogliere cambiamenti e modifiche sulla base di rinnovate esigenze” ha concluso Savoini.
CARATTERISTICHE TECNICHE
In base alle disposizioni di Legge, il modulo base di Spica soddisfa i requisiti minimi previsti dalla Legge.
