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Ottimizzare il processo critico di produzione dei documenti per la stipula del mutuo. E’ quanto ha realizzato Banca Woolwich utilizzando la soluzione RedActum di Uniteam grazie a un format in grado di far convivere informazioni standard e variabili e capace di ridurre in maniera significativa il numero di documenti necessari.
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Serena Vaturi
Direttore It e Organizzazione |
Banca Woolwich ha ottimizzato il processo in essere per l’aggiornamento della documentazione di mutuo attraverso una gestione innovativa delle procedure, legate alla produzione, gestione e manutenzione
di tutti i documenti e dei moduli necessari.
“Banca Woolwich, il marchio di Barclays Bank specializzato
in mutui immobiliari, si è sempre distinta, sin dal suo ingresso in Italia nel 1990, sia per l’ampiezza
di gamma sia per l’efficiente gestione di tutti i processi legati alla richiesta e alla stipula del mutuo,
afferma Serena Vaturi, direttore It e Organizzazione dell’istituto. Nel corso del tempo è emersa la necessità
di adottare uno strumento per migliorare il processo di gestione dei contratti di mutuo e della documentazione ad essi correlata, riducendo i tempi e i costi di aggiornamento e minimizzando gli errori
nella produzione di tutta la documentazione legata al prodotto.
Abbiamo deciso di individuare uno
strumento di facile utilizzo, fruibile in autonomia dall’utente e finalizzato alla migliore condivisione dei
processi per la definizione e manutenzione dei documenti. Un driver di scelta fondamentale è stato la
facile adattabilità dello strumento ai sistemi già esistenti in Banca Woolwich”.
La software selection
Prima della scelta definitiva, sono state effettuate dalla banca diverse valutazioni.
"Abbiamo analizzato le soluzioni presenti sul mercato capaci di rispondere alle nostre esigenze utilizzando la metodologia interna di software selection.
La scelta, dice Vaturi, è ricaduta sulla soluzione RedActum fornita da Uniteam che ha dimostrato di rispondere al meglio alle esigenze della banca.
RedActum ci consente infatti di ottimizzare il processo critico di produzione dei documenti per la stipula del mutuo, grazie a un format in grado di far convivere informazioni standard e variabili e capace, proprio per questo motivo, di ridurre in maniera significativa il numero di documenti necessari.
L'adozione della soluzione è stata resa possibile grazie all'attività sinergica del gruppo di lavoro di Banca Woolwich coadiuvato da consulenti esterni".
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un progetto in tre fasi
Il progetto relativo all'adozione della soluzione RedActum è stato suddiviso in tre fasi: "Nella fase di analisi e progettazione, spiega Vaturi, il gruppo di lavoro ha creato il modello base per tutti i documenti da implementare.
Successivamente abbiamo provveduto a 'costruire' il testo di ogni contratto: il modello di ogni documento viene cioè composto in ogni sua parte e provato dall'utente. Una volta ultimati i primi due step, abbiamo disposto la pubblicazione del materiale prodotto, che viene integrato con tutte le applicazioni proprietarie e successivamente reso disponibile per la produzione dei documenti di stipula".
Dopo aver riscontrato il livello di aderenza rispetto alle aspettative iniziali, attraverso il coinvolgimento e il training dei diversi interlocutori interessati, Banca Woolwich ha proseguito con la definizione di un processo condiviso per la gestione dei documenti gestiti nel repository.
"Il prodotto RedActum di Uniteam crea documenti a partire da template che possono contenere elementi, sia immagini sia testi, fissi e variabili, con la possibilità di richiamare e inserire dati provenienti o destinati ai sistemi informativi aziendali. Il dinamismo del modello è dato dalla possibilità di inserire condizioni ed elaborazioni che verranno interpretate e risolte al momento della generazione del documento finale. Quando l'operatore richiede la stampa del documento, la soluzione provvede a compilarlo a partire dal modello, inserendo i dati variabili che preleverà dalle fonti informative identificate nel modello stesso".
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uno standard condiviso
I benefici legati all'adozione di RedActum si traducono in un processo più efficiente grazie ad una maggiore collaborazione tra le aree operative coinvolte.
"L'adozione di uno standard condiviso per la composizione dei testi del documento, sottolinea Vaturi, ha facilitato la collaborazione tra l'unità organizzativa responsabile della preparazione delle bozze ed il servizio owner della predisposizione delle stipule.
Un ulteriore beneficio evidente è stato la semplificazione dei sessanta contratti relativi ai diversi prodotti in vendita che eravamo costretti a gestire prima dell'introduzione di RedActum, che è stato possibile far confluire in un unico modello".
Il sistema permette infatti di normalizzare i documenti attraverso la raccolta degli stessi in un unico "deposito" di informazioni. "RedActum di Uniteam ha confermato le aspettative generate al momento della scelta: ha effettivamente permesso di migliorare la qualità dei documenti prodotti per la stipula del mutuo e, di conseguenza, ha ridotto notevolmente i tempi, ottimizzando notevolmente l'operatività legata al controllo e alla correzione delle bozze.
Questi aspetti sono fondamentali per consolidare le economie di processo dell'intera banca. RedActum si è facilmente integrato con gli applicativi proprietari dedicati alla produzione di tutta la documentazione necessaria alla stipula dei contratti di mutuo. In vista di un ulteriore miglioramento del servizio rivolto al cliente, conclude Vaturi, sono in fase di valutazione ulteriori integrazioni con altri applicativi che richiedono una stampa massiva di documenti, come ad esempio la produzione degli esiti per clienti al fine di ottimizzare la gestione documentale lungo tutto il processo di origination del mutuo".
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